Când am pășit pentru prima dată în biroul secretariatului unei școli, cu ani în urmă, aveam în față un birou simplu, un telefon fix și un teanc de registre grele. Nu îmi imaginam atunci cât de mult se va schimba munca mea și cât de esențială va deveni formarea profesională continuă în activitatea mea de zi cu zi. Acum, privind înapoi, îmi dau seama că singura constantă reală în această meserie este schimbarea – și modul în care aleg să mă adaptez la ea.
Activitatea din secretariat este adesea privită din exterior ca fiind repetitivă, birocratică, chiar rigidă. Știu prea bine cum sună: completarea de acte, gestionarea arhivei, redactarea de adeverințe, centralizarea datelor. Dar în spatele acestor sarcini aparent simple se află o responsabilitate enormă: corectitudinea informațiilor, respectarea legii, comunicarea rapidă cu părinții, profesorii, elevii și autoritățile. În realitate, ceea ce pare „rutină” este o muncă vie, aflată într-o continuă mișcare. Și, de fiecare dată când apare o nouă platformă educațională, o modificare legislativă, o cerință de raportare, eu trebuie să fiu pregătită. Nu am luxul de a spune „nu știu” sau „nu e treaba mea”. De aceea, formarea profesională a devenit pentru mine o ancoră, un mod de a rămâne prezentă și eficientă în fața provocărilor cotidiene. Recunosc că la început am privit cu teamă introducerea tehnologiei în secretariat. Când am aflat că registrele vor fi înlocuite cu aplicații informatice, că adeverințele vor fi generate automat sau că înscrierea elevilor se va face online, mă întrebam dacă voi face față, dacă voi ști să folosesc noile instrumente, dacă nu cumva voi fi „depășită” de vremuri. Dar am ales să învăț. Am participat și particip în continuare la cursuri de perfecționare, am cerut ajutor colegilor, informaticianului, am testat singură aplicații, chiar și în afara programului. Astăzi, utilizez platforme precum SIIIR, EDUSAL, REVISAL (acum REGES), CLASSROOM sau aplicațiile Microsoft Office.
Formarea profesională, din punctul meu de vedere, nu trebuie să fie un „bonus” sau o activitate de bifat la finalul anului. Fie că vorbim despre legislația educațională, protecția datelor sau instrumente digitale, totul se schimbă cu o viteză pe care nu o putem ignora.
„Învățarea nu este un produs al educației. Învățarea este produsul celor care vor să învețe.”, a spus Carl Rogers.
A fi secretar într-o unitate de învățământ înseamnă, astăzi, mult mai mult decât știam la început. Înseamnă gândire logică, răbdare, claritate în comunicare, spirit de inițiativă și mai ales adaptabilitate. John Naisbitt spunea: „Într-o lume în continuă schimbare, abilitatea de a învăța este cea mai importantă competență.”.
În opinia mea, secretariatul unei școli nu este un simplu punct de trecere. Este un loc în care deciziile administrative influențează în mod direct calitatea educației. „Formare pentru viitor” nu este doar titlul acestui articol, ci și principiul după care aleg să îmi ghidez activitatea. Munca mea este în schimbare continuă, la fel ca și școala în care lucrez. Secretarul unei școli nu este în umbră. Este în centrul organizării, al clarității, al comunicării. Iar pentru ca acest rol să fie cu adevărat împlinit, este nevoie de învățare, zi de zi. Pentru mine, a mă forma înseamnă a merge înainte, a rămâne actuală și a rămâne utilă. Și mai ales, a rămâne cu sens în tot ceea ce fac.
Multe dintre sarcinile zilnice implică mai mult decât redactarea de documente. Ele cer înțelegerea unui context instituțional larg, atenție la detalii și abilitatea de a anticipa la nevoile celorlalți. De pildă, în perioadele de început de an școlar, sau pregătirea dosarelor elevilor pentru examene, munca în secretariat devine intensă: coordonarea dosarelor, verificarea actelor, completarea bazelor de date și transmiterea situației către autoritățile competente. Toate acestea necesită nu doar pricepere, ci și organizare excelentă.
De asemenea, comunicarea eficientă este esențială. Sunt adesea prima persoană de contact pentru părinți, elevi, profesori noi. Întrebările sunt variate, de la „unde găsesc cererea pentru obținerea alocației peste 18 ani?” până la „ce trebuie să conțină dosarul pentru transfer?”, sau „ce documente mai aduc la dosarul personal”. Trebuie să am răspunsuri clare și actualizate, dar și să comunic empatic și cu răbdare.
Digitalizarea a impus și o mai mare responsabilitate în protecția datelor. Orice document cu caracter personal trebuie tratat conform normelor GDPR. A fost nevoie de formare în acest sens, pentru a înțelege ce înseamnă confidențialitate, securitate și trasabilitate a documentelor. Iar de curând am încheiat un curs cu privire la REGES și ne pregătim să îl implementăm.
Din păcate, formarea profesională a personalului administrativ este uneori tratată superficial, sau nu avem acces la ea așa mult precum cadrele didactice. În realitate, noi suntem sprijinul nevăzut al multor activități educaționale. Orice efort investit în dezvoltarea competențelor noastre are efecte pozitive în întreaga școală. Din acest motiv, aș dori să avem acces la mai multe cursuri specifice secretariatului din învățământ și la prețuri accesibile, raportate la salariile noastre.
Am învățat din practică și uneori din greșeli. Câteodată, o modificare în sistemul SIIIR sau o cerință nouă de la ARACIP m-au pus în dificultate. Dar nu m-am lăsat copleșită. Am căutat soluții, am cerut sprijin și am împărtășit la rândul meu din ceea ce am învățat. Consider că între secretarii din diferite școli trebuie să existe o rețea activă de colaborare și sprijin reciproc. Inovația se naște nu doar din tehnologie, ci și din cooperare.Așa am început să facem parteneriate privind schimburi de experiențe între secretariate, atât la nivel de județ cât și regional.
Mă gândesc cu încredere la viitor. Secretariatele vor deveni tot mai digitalizate, poate chiar automatizate. Au început deja să apară platforme integrate care vor simplifica toate procesele – de la înscriere până la emiterea diplomelor. Însă indiferent de cât de mult avansăm tehnologic, va fi nevoie mereu de oameni bine formați, conștienți de importanța muncii lor, capabili să înțeleagă atât procedurile, cât și nevoile reale ale comunității școlare.
Închei acest articol cu aceeași convingere ca Nelson Mandela, aceea că „educația este cea mai bună armă pe care o putem folosi pentru a schimba lumea”.
* * *
Autor:
Secretar, Mihaela Tunsu
Liceul Tehnologic „Dimitrie Bolintineanu” Bolintin Vale, jud. Giurgiu