EDICT

Instituțiile de învățământ recurg adesea la diferite tehnici scrise pentru a-şi propaga către comunitate informaţiile. Prezentăm în acest material câteva dintre aceste instrumente şi tehnici pe care purtătorul de cuvânt al unei școli le are la îndemână: comunicatul de presă, știrile, dosarul de presă, publicații de relații publice.

„La fel ca ştirea, comunicatul de presă reprezintă o formă pro-activă de difuzare a informaţiilor, în care iniţiativa îi aparţine posesorului acesteia, spre deosebire de interviu, de pildă, în cazul căruia posesorul informaţiilor are o atutudine reactivă, de răspuns la iniţiativa altcuiva. În redactarea şi difuzarea unui comunicat de presă trebuie ţinut cont de faptul că, pentru mass-media, comunicatele sunt surse de informaţii oficiale”.

Comunicatul de presă va conţine un titlu şi o introducere, care trebuie să fie interesante, în caz contrar, va risca să fie neobservat. Comunicatele de presă nu trebuie să trateze în mod integral evenimentelele pe care le prezintă: rolul unui comunicat nu este de a spune totul despre acea situaţie sau eveniment, ci acela de a-i incita pe reporteri şi redactori, de a le stârni interesul cu privire la dezvoltarea şi evoluţia unei instituţii. Comunicatul de presă trebuie să conţină următoarele aspecte: denumirea corectă a sursei, cu oficializarea ei prin siglă, ştampilă, semnătură, numele celui care poate oferi informaţii suplimentare şi modul cum poate fi contactat, ora, data şi locul difuzării, eventual numărul de ordine al comunicatului; un titlu, conceput astfel încât să stârnească interesul reporterului sau al editorului.

Clasificarea comunicatelor de presă. Se disting, următoarele tipuri de de communicate:

• Comunicatul de informare;
• Comunicatul de tip persuasiv – care presupune convingerea auditoriului;
• Comunicatul- invitaţie;
• Comunicatul de reamintire;
• Comunicatul oficial, cunoscut sub numele de „aviz oficial” şi
• Comunicatul pentru radio şi televiziune care conține materiale ilustrative.

Pentru că un comunicat este, din perspectiva instituţiei, un material de informare, iar din perspectiva presei, un document de lucru, imaginea lui trebuie să ţină seama de câteva norme:

• Textul comunicatului se tipăreşte cu spaţiu la două rânduri, pentru a le lăsa jurnaliştilor destul loc pentru a face modificările.
• Un comunicat poate fi scris pe cel mult două pagini, este de preferat să se scrie doar pe o parte a colii de hârtie, de asemenea, această punere în pagină permite efectuarea fără complicaţii a unor decupaje.
• Se va dactilografia pe o pagină A4, aşa textul poate fi uşor îndosariat şi arhivat, atât de către jurnalişti, cât şi de birourile de presă;
• Corpul textului se va împărţi în alineate, iar cuvintele nu se subliniază, nici chiar titlul;
• Nu se vor scrie cu majuscule decât titlurile, începuturile de frază şi numele proprii;
• Textul trebuie să respecte normele lingvistice şi tipografice;

Succesul unui comunicat de presă nu depinde doar de conţinut, sau de stilul în care este scris, ci şi de modalitatea în care este propagat presei. Astfel, difuzarea către media se poate face folosind mai multe mijloace: prin poştă; prin telefon, dacă mesajul este mai scurt (Uneori telefonul este nesigur pentru jurnalist, pentru că poate aşa se pot uita foarte multe date; prin curier; prin fax; prin e-mail.

În pregătirea unui comunicat de presă, trebuie îndeplinite anumite reguli:

• se vor alege cu rigurozitate informaţiile ce vor fi transmise pentru difuzare, astfel încât să satisfacă așteptările presei;
• se va adopta o atitudinea pozitivă faţă de jurnalişti, care pleacă întotdeauna de la întrebarea: Cu ce vă pot fi de ajutor?
• promovarea cu onestitate profesională a intereselor școlii, fără încercarea de a transforma totul într-o propagandă manipulatoare sau dezinformatoare;
• respectarea regulii piramidei inversate în redactarea tuturor textelor;
• comunicatul trebuie transmis celor mai potrivite instituţii de presă pentru a putea ajunge la publicurile-ţintă;
• listele cu contacte media trebuie mereu actualizate şi împărţite cu rigoare pe categorii de interes;
• comunicatul trebuie să fie suficient de concis şi să precizeze căror publicuri ţintă le este adresat.

În ceea ce priveşte termenul de publicuri, ele cuprind orice grupuri de persoane legate, deşi slab, prin nişte interese sau preocupări comune şi care au consecinţe asupra unei organizaţiei. Nu există „publicuri generale”. Publicurile externe există în afara unei instituţii; publicurile interne împărtăşesc o identitate instituţională. De fapt, public înseamnă orice grup de oameni pe care îi leagă un factor comun, astfel se pot distinge: publicurile „apatice” – care sunt puţin active; publicurile tuturor problemelor; publicurile unei singure probleme; „publicurile problemelor fierbinţi care devin active numai după ce presa a transformat o situaţie într-o chestiune de mare interes”. De pidă autorul de texte pentru relaţii publice din cadrul unei universităţi trebuie să aibă în vedere personalul didactic, studenţii, personalul administrativ, foştii studenţi, ce care fac donaţii, conducătorii comunităţii, organismele legislative etc.

Știrile au un rol important în agenda PR-ului unei școli. Organizațiile și purtătorii de cuvânt trebuie să folosească agenda de știri dacă doresc să se angajeze în mod activ în comunitate.

Articolul de presă este uşor de scris deoarece nu implică, în mod obligatoriu, respectarea majorităţii regulilor ce care se respectă, de pildă, în scrierea unei ştiri. „Este mai dificil de redactat, deoarece de această dată autorul are libertatea şi responsabilitatea deplină în alegerea formei de exprimare, cu condiţia să transmită mesajele dorite pe care să le facă să aibă un impact cât mai mare asupra publicurilor-ţintă.”

Atunci când se redactează articole destinate comunicării externe se va ţine seama de următoarele aspecte:

• Articolul trebuie ordonat de cele mai multe ori pe criterii psihologice, favorizând mai degrabă aspectele emoţionale şi sensibile, decât pe cele raţionale;
• Planurile analitice oferă cititorului rezultatul unui efort mult mai elaborat, prin care autorul depăşeşte stadiul simplei expuneri a faptelor.
• Planul dialectic urmează schema clasică teză-antiteză-sinteză, cu deosebirea esenţială că, în jurnalism, sinteza nu este lăsată la urmă, pentru capitolul destinat concluziilor, ci se află chiar în titlu, sau în introducere, pentru a capta interesul cititorului.
• Articolele trebuie să aibă Introducere, Cuprins şi Încheiere. Spre deosebire de ştiri acestea nu trebuie să fie identice, însă este imperios ca toate acestea să aibă o logică.
• Articolului îi se adaugă fotografii ce trebuie să aibă legende.

Dosarul de presă este un fel de „carte de vizită” a instituţiei propunătoare. Acesta este conceput cu scopul de a fi oferit la conferinţe de presă, mai ales pe durata vizitelor. Distribuirea unui dosar de presă are anumite avantaje:

• Evenimentul este analizat şi abordat din diferite perspective;
• Permite stocarea facilă a informaţiilor, mai ales pentru jurnalişti;
• Permite oamenilor de presă cunoaşterea în detaliu a unui subiect într-un timp relativ scurt;
• Prezintă un subiect în toate aspectele sale;
• Poate conţine materiale ilustrative.

Conţinutul unui dosar de presă are în vedere:

• Trebuie să prezinte doar un subiect;
• În niciun caz nu trebuie să conţină laude la adresa instituţiei;
• Ar trebui să aibă un cuprins care poate fi astfel creat sub forma unei scrisori- propunere, în care, să se adauge informaţii care să-l îndemne pe jurnalist la acţiune;
• Trebuie să cuprindă şi planuri sau strategii ale organizaţiei, în special pe acelea care au legătură directă cu evenimentul ce constituie subiectul dosarului.

Dosarul de presă nu trebuie să fie voluminos, însă poate avea o anexă care poate include: Lista partenerilor organizaţiei, un istoric al instituţiei sau a unor persoane ale acesteia, informaţii legate de activitatea echipei de management, o serie de informaţii privind materialele ilustrative. Dosarele de presă pentru media sunt folosite de organizaţii pentru informarea de bază privind organizaţia, evenimentele speciale, conferinţă de presă şi situații de criză. În toate cazurile dosarul are o scrisoare în care se prezintă persoanele de contact şi alte informaţii suplimentare. Atunci când dosarele sunt trimise prin poştă, scrisoarea este înlocuită de o scrisoare explicativă care arată diferite date.

Publicațiile utilizate în relaţii publice cuprind marea varietate de materiale tipărite, în general de mici dimensiuni, pe care instituţia de învățământ le transmite în scopul răspândirii unor mesaje bine definite către publicurile ţintă specifice: broşuri, reviste, afişe, pliante, postere, bannere, flyere, newslettere, foi volante.

Bibliografie
Cristina Coman, Relaţiile publice şi mass-media, Polirom, 2004,p.14.
George David, Tehnici de relații publice. Comnicarea cu mass-media, Polirom, 2008, p.95.
Doug Newsom, Judy VanSlyke Turk, Dean Kruckeberg, Totul despre relaţiile publice, Editura Polirom, Iaşi 2010, p.181.